Laatimispäivä: 31.5.2025
Päivitetty: 22.7.2025
1. Rekisterinpitäjä
- Nimi: FC Hollola ry.
- Y-tunnus: 3513812-2
- Osoite: Hedelmätarhantie 11, 15860 Hollola
- Sähköposti: info@fchollola.fi
- Puhelin: +358 40 745 0077
2. Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö
- Nimi: seuran puheenjohtaja
- Sähköposti: info@fchollola.fi
- Puhelin: +358 40 745 0077
3. Rekisterin nimi
Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittely perustuu:
- Yhdistyslain mukaiseen jäsenyyteen (oikeutettu etu)
- Sopimukseen (esim. yhteistyökumppanit)
- Suostumukseen (esim. alaikäisten huoltajat, valokuvien julkaisu)
Käsittelyn tarkoituksia ovat:
- Jäsenrekisterin ylläpito
- Viestintä ja tiedottaminen
- Tapahtumien ja harrastustoiminnan järjestäminen
- Maksujen hallinta
- Tilastointi ja toiminnan kehittäminen
- Tietoturvaloukkauksiin varautuminen
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri voi sisältää:
- Nimi, syntymäaika, kotipaikka
- Yhteystiedot (osoite, sähköposti, puhelinnumero)
- Alaikäisen huoltajan tiedot
- Jäsenyyteen liittyvät tiedot (jäsenmaksut, osallistumiset)
- Valokuvat ja tapahtumatiedot
- Käyttäjälokitiedot (esim. seuran nettisivut, Suomisport)
- Yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöiden tiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
- Rekisteröity itse (liittymislomakkeet, verkkopalvelut)
- Huoltajat alaikäisten osalta
- Rekisterinpitäjän oma toiminta (esim. tapahtumailmoittautumiset)
7. Tietojen luovutukset ja siirrot
- Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille osapuolille
- Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lain edellyttämissä tapauksissa
- Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle ilman asianmukaisia suojatoimia
8. Tietojen suojaus ja säilytysaika
- Tiedot säilytetään salasanalla suojatuissa järjestelmissä (Suomen Olympiakomitean hallinnoimassa Suomisport-palvelussa)
- Pääsy tietoihin rajattu tehtävien mukaan
- Tietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen toiminnan kannalta
- Vanhentuneet tiedot poistetaan tai anonymisoidaan
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
- Saada pääsy omiin tietoihinsa
- Pyytää tietojen oikaisua tai poistamista
- Vastustaa tai rajoittaa tietojen käsittelyä
- Siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- Peruuttaa suostumus milloin tahansa
- Tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle
10. Tietoturva ja vaikutustenarviointi
- Tietoturva varmistetaan teknisin ja organisatorisin toimin
- Korkean riskin käsittelyssä tehdään vaikutustenarviointi (DPIA)
- Tietoturvaloukkauksista ilmoitetaan viranomaisille ja rekisteröidyille
Tämä seloste on laadittu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja Suomen tietosuojalain mukaisesti.
Lisätietoja Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja EU:n GDPR-sivustolta.